Privacy Policy

当社は、サービスの提供その他必要な範囲で、以下の情報を取得する場合があります。

• 氏名
• メールアドレス、電話番号その他の連絡先
• 所属企業、部署、役職等の情報
• お問い合わせ内容
• ヒアリングにおける発言内容
• ヒアリングの録画、録音および文字起こし
• ヒアリングに関する記録およびメモ
• 当社サービスの利用に関連して提供されたその他の情報

KiKUの実施にあたり、利用企業からヒアリング対象者の氏名、連絡先、所属、役職、日程その他必要な情報の提供を受ける場合があります。

当社は、取得した情報を、以下の目的のために必要な範囲で利用します。

• 当社サービスの提供および運営
• ヒアリングの実施
• ヒアリング内容の整理、要約および分析
• 月次レポートその他の報告資料の作成
• 利用企業への報告
• 同一の利用企業における過去のヒアリング結果との比較
• サービス品質の確認および改善
• お問い合わせへの対応
• 契約その他当社サービスに関する連絡
• 紛争、訴訟、行政調査その他必要な対応
• その他、本人にあらかじめ明示した目的

KiKUの契約上も、ヒアリング等の情報は、業務遂行、レポート作成・報告、過去の結果との比較、品質確認、問い合わせ対応、紛争対応その他本人へ明示した利用目的の範囲で取り扱うこととしています。

KiKUは、ヒアリングを通じて得られた情報を整理・分析し、利用企業の組織運営、経営判断、人事・労務上の検討等に資する参考情報として提供するサービスです。

当社は、ヒアリング対象者の発言をそのまますべて利用企業へ共有することを前提としていません。

情報の重要性、ヒアリング対象者の特定防止、報告内容の可読性等を考慮し、複数の発言を統合、編集、要約、抽象化または一部省略する場合があります。

契約上も、すべての発言をレポートへ掲載する義務を負わず、複数の対象者の発言を統合・編集・要約・抽象化等できる設計となっています。

当社は、利用企業への報告にあたり、氏名その他の直接的な個人識別情報を伏せるなど、ヒアリング対象者が特定されにくい形で報告するよう合理的に配慮します。

ただし、部署、役職、担当業務、具体的な出来事、発言内容その他の事情によって、利用企業または第三者がヒアリング対象者を推測または特定する可能性を完全に排除するものではありません。

完全な匿名性を保証するものではないことは、KiKU共通契約約款にも明記されています。

当社は、ヒアリング内容を正確に振り返り、整理・分析・報告その他KiKUの業務を適切に行うため、ヒアリングを録画、録音または文字起こしする場合があります。

これらを行う場合は、ヒアリング対象者に対して、その内容、利用目的および情報の取り扱いをあらかじめ説明し、適切な方法により同意を取得します。

KiKU共通契約約款においても、録画・文字起こしおよび生成AIによる分析補助を行う場合、事前説明および同意取得を行うこととしています。

当社は、ヒアリング内容の整理、要約、分析およびレポート作成等を補助するため、生成AIサービスその他の外部サービスを利用する場合があります。

生成AIを利用する場合は、入力した情報が基盤モデルの学習に利用されない法人向け環境その他当社が同等の安全性を有すると合理的に判断する環境を利用します。

生成AIの出力のみをもって判断を完結するものではなく、分析の補助として利用し、当社の担当者による確認を経た上で業務に利用します。

ヒアリングの録画、録音、文字起こし、ヒアリングメモ、生成AIへの入力内容および出力内容、分析過程の資料その他当社が業務遂行の過程で取得または作成した資料は、原則として利用企業へ提供する成果物には含まれません。

法令上必要な場合、ヒアリング対象者本人から提供先および提供内容を特定した明示的な同意がある場合その他必要な場合を除き、これらの情報をそのまま提供することを前提としていません。

契約上も、これらは「業務用資料」として成果物とは区別されています。

当社は、本人の同意がある場合または法令上認められる場合を除き、取得した個人情報を目的なく第三者へ提供しません。

ただし、法令に基づく場合、または本人もしくは第三者の生命・身体に重大かつ差し迫った危険があると当社が合理的に判断した場合、必要最小限の範囲で、利用企業の指定者、警察、消防、医療機関その他適切と判断する者へ情報を提供する場合があります。

契約上も、この例外的情報提供について必要最小限の範囲とすることが定められています。

当社は、サービス提供に必要な範囲で、業務の全部または一部を第三者へ委託または再委託する場合があります。

その場合、委託先を適切に選定し、秘密保持、個人情報等の適切な取り扱い、目的外利用の禁止、安全管理その他必要な義務を課し、必要かつ適切な監督を行います。

また、録画、文字起こし、データ保存、整理・要約・分析等のため、法人向けクラウドサービスその他の外部サービスを利用する場合があります。

これらの再委託および外部サービス利用はKiKU共通契約約款にも規定されています。

当社は、取得または作成した録画、文字起こし、発言内容、ヒアリング記録その他の情報について、利用目的の達成に必要な範囲および期間において保存・利用する場合があります。

KiKUの契約終了後についても、同様に必要な範囲で保存・利用する場合があります。

情報を保存する間は、漏えい、滅失、毀損、不正アクセスその他のリスクを防止するため、必要かつ適切な安全管理措置を講じます。

利用企業から秘密情報の返還または削除を求められた場合、別途合意した場合を除き、合理的な期間内に返還、削除その他必要な措置を講じます。

ただし、法令上保存が必要な情報、料金未払い、現に発生している紛争、訴訟、行政調査への対応その他当社の正当な権利または利益の保護に必要な情報については、必要最小限の範囲で保存する場合があります。

個人、利用企業、その役職員、部署、店舗その他関係者を識別できない形式に統計化または匿名化された情報、ならびに当社の分析結果、知見およびノウハウについては、サービス改善、新規サービス開発、品質向上その他の事業目的のため、期間の定めなく保存・利用する場合があります。

当社は、ヒアリング対象者の個人情報、発言内容、録画、文字起こしその他サービスに関連する非公開情報を適切に管理し、契約上または本ポリシー上認められた場合を除き、目的外利用または第三者への開示を行いません。

KiKUにおける個人情報、発言内容、録画および文字起こし等については、契約終了後も継続して保護される情報として取り扱います。

当社Webサイトのお問い合わせフォームから取得した会社名、氏名、メールアドレス、お問い合わせ内容その他の情報は、以下の目的のために利用します。

• お問い合わせへの回答
• 必要な連絡
• 商談、契約その他サービス提供に必要な対応

KiKUのヒアリング情報とは、必要に応じて管理上区別して取り扱います。

当社は、法令、サービス内容、情報の取り扱い方法その他の変更に応じて、本ポリシーを変更する場合があります。

重要な変更がある場合は、当社Webサイトその他適切な方法でお知らせします。

本ポリシーおよび当社による情報の取り扱いに関するお問い合わせは、以下までご連絡ください。